Archives départementales

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Avant propos

Missions

Placées sous l'autorité du Président du Conseil général depuis la décentralisation, les Archives départementales ont pour mission de :

• Collecter les archives des administrations publiques et les archives privées.

• Assurer dans les meilleurs conditions, dans des locaux sûrs et sains, la conservation de ce patrimoine prestigieux et irremplaçable. Des ateliers de microfilmage, photographie, numérisation, restauration concourent à cette protection.

• Aider et conseiller les communes du Département dans le domaine des Archives.Le personnel des Archives a pour mission l'accueil et l'orientation des chercheurs, mais n'effectue pas de recherches par correspondance.

• Communiquer : par le biais de longs et minutieux travaux de classement, permettre l'accès de ce patrimoine au plus grand nombre, aussi bien aux particuliers qui en ont besoin pour justifier leurs droits qu'aux chercheurs, de plus en plus nombreux et de plus en plus variés : généalogistes, passionnés d'histoire locale, universitaires, etc.

Les Archives départementales sont dotées d'un cadre de classement uniforme pour tous les départements en séries et sous-séries liées à la notion de "fonds" (principe de provenance) ; analyses, cotation et indexation constituent des instruments de recherche permettant l'accès aux documents.

Tout citoyen a le droit de consulter les archives selon les délais de communicabilité définis par la loi de 1979 (généralement délai de 30 ans sauf exceptions : par exemple état civil, dossiers de justice, minutes notariales : 100 ans).

Les Fonds

L'arrêté du 1er juillet 1921 portant règlement général des Archives départementales en définit officiellement la composition :
a) "Des titres des institutions et des établissements de l'Ancien Régime supprimés en 1790 et années suivantes, et des papiers des particuliers séquestrés pendant la Révolution ;
b) Des papiers des administrations et institutions publiques qui se sont succédé dans les départements depuis 1790 jusqu'à l'an VIII ( 1879)(départements, districts, municipalités de canton, tribunaux ou commissions révolutionnaires, comités de surveillance, sociétés populaires, etc.) ;
c) Des papiers des administrations et établissements dont les lois, décrets ou règlements ont prescrit ou autorisé le versement dans les Archives départementales."

Depuis la Loi de décentralisation de Pierre Mauroy, en 1982, les Archives départementales dépendent du Conseil général. Chaque centre d'Archives Départementales possède sa réglementation particulière (horaires d'ouvertures, maximum de documents communicables journellement, matériel mis à disposition pour la visualisation des microfilms et, éventuellement, les reproductions...).

Classement

Voir la page dédiée

Délais de communication

Petit rappel

La communication des documents conservés aux Archives est organisée principalement par les dispositions de la loi sur les archives du 3 janvier 1979 (articles 6 et 7) et un de ses décrets d’application, qui indiquent les délais pendant lesquels les documents ne sont pas communicables.

En fonction de leur contenu, les archives publiques peuvent être librement communicables au terme d’un délai de 30 ans sauf dans les cas suivants :

30 ans pour tous documents administratifs non publiés

60 ans pour les documents pouvant porter atteinte à la vie privée des individus et à celle de l'État :à compter de la date de l'acte pour les documents qui contiennent des informations mettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l'État ou la défense nationale.

100 ans pour l'état civil, les minutes et répertoires des notaires, les dossiers de procédure judiciaire et les documents du service de l'enregistrement :à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier pour les documents relatifs aux procédures judiciaires ; les dossiers provenant des établissements pénitentiaires ; les registres d'état civil, de l'enregistrement, les minutes et répertoires de notaires et officiers ministériels, les documents contenant des renseignements individuels ayant trait à la vie privée collectés dans le cadre des enquêtes statistiques des services publics.

120 ans pour les dossiers de personnel : à compter de la naissance de l'intéressé.

150 ans pour les dossiers ayant des renseignements à caractère médical :à compter de la date de naissance de l'intéressé pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical.

Projet de loi sur la réforme relative aux Archives

Le ministre de la Culture et de la Communication, au nom du Premier ministre, a déposé sur le bureau du Sénat le 28 août 2006 un projet de loi relatif aux Archives.

Les propositions de ce projet susceptibles d'intéresser les généalogistes concernent les délais de communicabilité des archives.
Le texte propose de ramener les délais actuels, au nombre de six et s'échelonnant de soixante à cent cinquante ans, à trois délais de vingt-cinq, cinquante et cent ans. Extrait du texte officiel :

"Concernant l'état civil, la libre communicabilité des registres de décès et des tables décennales est instaurée. Les registres de mariage relèveront quant à eux désormais d'un délai de cinquante ans.

Seuls les registres de naissance, qui contiennent des informations relatives à la filiation, continuent de relever du délai de cent ans actuellement en vigueur pour l'ensemble des actes de l'état civil.

En savoir plusau Sénat et affaire à suivre

Consultation par dérogation

Une procédure de dérogation pour consulter des documents non librement communicables est prévue par le décret 79-1038 du 3 décembre 1979 (article 2).

La procédure prévoit de recueillir l’avis du service qui a versé les documents non communicables afin de le transmettre à la direction des Archives de France pour décision. Cet avis sera réputé défavorable en cas de non-réponse de l’administration dans un délai de deux mois. En cas d’avis défavorable, celui-ci devra être motivé et pourra faire l’objet d’un recours devant la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).

Les étapes de la procédure sont les suivantes :

le demandeur remplit un formulaire (disponible en salle de consultation ou téléchargeable) indiquant les cotes et les analyses des dossiers non librement communicables que l’on souhaite consulter
les Archives départementales contrôlent le bien-fondé de la demande et la transmettent au service qui a versé les dossiers pour qu’il fasse connaître son accord ou son refus d’autoriser une consultation par dérogation.
les Archives départementales font parvenir la demande de dérogation et la réponse des services au ministère de la Culture (direction des Archives de France) qui avertit directement le demandeur de sa décision (avec copie au service d’archives).

• Textes règlementaires de la communicabilité des Archives (CADA)

Prêt des microfilms

Les services d'Archives départementales et communales de France peuvent pratiquer le prêt inter services de microfilms. 2 cas se présentent à vous :

• Conditions de prêt venant de l'extérieur :

Vous souhaitez venir consulter aux Archives départementales de votre région des microfilms venant de l'extérieur.

Démarche à suivre :
Demande de 2 microfilms maximum par envoi. - remplir en 2 exemplaires le formulaire de demande de microfilms.
- Fournir 2 enveloppes pré-affranchies de modèle " Poste-Livre " petit format qui sont en vente au prix de 4,38 euros dans les bureaux de poste. -Envoyer le tout aux Archives départementales de votre région.

• Conditions de prêt à l'extérieur :

Prendre contact avec le service où vous souhaitez consulter les microfilms pour connaître les modalités de prêt.

Etre inscrit comme lecteur auprès du service d'archives départementales ou communales de son domicile .

Consulter la liste des microfilms en prêt pour y trouver les cotes précises(cote en série Mi).

Remplir un formulaire de demande de prêt fourni par le service d'archives où le document doit être consulté.

Fournir 2 enveloppes pré-affranchies de modèle " Poste-Livre " petit format qui sont en vente au prix de 4,38 euros dans les bureaux de poste.
ou un chèque à l'ordre du régisseur des recettes des archives , pour frais d'envoi et de retour.

Vous disposez alors d'un mois pour consulter ces microfilms.

• NB : Certaines A.D ne participent pas au prêt de microfilms inter-archives (vu le nombre élevé des recherches généalogiques, les registres ne sont communiqués qu'en salle de lecture).

Archives en ligne

Retrouvez toutes les adresses des archives publiées sur l'Internet : cliquez ici.

Vous pouvez également participer au projet
Au-delà de l'État-civil visant à numériser et dépouiller des registres complémentaires à l'État-Civil.

Annuaire des Archives départementales

L'annuaire ci-dessous vous donnera toutes les informations utiles sur les archives de vos départements de recherches :

Cet article a été mis en avant pour sa qualité dans la rubrique "Article de la semaine" sur l’encyclopédie GeneaWiki.